Huurverhogingsbrieven van 1,5 A4tje met bijlages zijn echt niet meer van deze tijd..
Een huurder wil weten wat zijn nieuwe bedrag per 1 juli wordt, of zijn automatische incasso wordt aangepast en in een enkel geval hoe hij bezwaar kan aantekenen. Die huurverhogingsbrief kan makkelijk op een A4.
Tijd besparen
Veel corporaties kunnen de brief verbeteren. Maar vooral ook de Klanten Contact Centra (KCC) tijd laten besparen. Wanneer u bedenkt dat meer dan 1 miljoen mensen slecht kunnen lezen, schrijft iedere corporatie korte en eenvoudige brieven. Vraagt u maar na op het KCC: ‘Hoeveel telefoontjes krijgen jullie na weer zo’n ingewikkelde brief?’.
Niet persoonlijk
Veel huurders krijgen nog een algemene brief, soms zelfs niet op naam, maar geadresseerd als beste of geachte huurder. Dat kan natuurlijk niet. Het is ook niet persoonlijk als iemand met een inkomen van € 28.000,- wordt geïnformeerd over wat de huurverhoging wordt voor iemand met een inkomen tussen € 34.229,- en € 43.786,- of hoger. Houd het klantgericht en schrijf een passende brief.
Slecht nieuws
Ik snap wel dat het niet leuk is om de huurder te vertellen dat de huur in zijn geval met 1,5 procent omhoog gaat. Het helpt de huurder niet om hem te vertellen dat het in zijn geval ook 3% had kunnen zijn. Niemand zit op een vergulde pil te wachten.
Oubollig
Al sinds de jaren ’80 is het in het Nederlandse correspondentie onderwijs verboden om brieven te openen met: ‘Hierbij zend ik u’, ‘Naar aanleiding van’, of ‘In antwoord op uw schrijven’. Het gebruik van clichés zet de lezer op het spoor dat de tekst niet belangrijk is. Door hedendaags persoonlijk taalgebruik komt de boodschap duidelijk en krachtig over.
Druk, druk, druk
Veel brieven eindigen met: ‘Heeft u nog vragen? Bel dan…’. Het lijkt klantgericht en bij sommige informatieve brieven is het begrijpelijk. Maar in veel gevallen betekent het toch echt dat de schrijver niet duidelijk is en blijkbaar graag wil dat de lezer belt. Dat is toch niet de bedoeling?
Reageer op onze blog in de vorm van een reactie of een voorbeeld!