Continue verbeteren is de schakel om te besparen op kosten en optimale kwaliteit aan interne en externe klanten te leveren
Uitgangspunt/garantie
De externe en interne kosten worden gegarandeerd binnen 1 jaar terugverdiend wanneer het verbeterprogramma door de managers uitgedragen wordt en door de medewerkers geadopteerd. Wanneer vastgehouden wordt aan de principes van het continue verbeteren .
Kwaliteit
Kwaliteit definiëren we als de juiste dingen in 1 keer goed doen . Ieder herhaalcontact voor dezelfde vraag, overschrijding van een termijn of te laat beginnen met een vergadering is een voorbeeld van verlies aan kwaliteit en verspilling van kosten. Kostenbesparing is al snel te realiseren als je je bewust bent van de overtreding van afspraken en de financiële consequenties daarvan.
Weten
Welke processen worden er gevolgd van de eerste vraag van de klant tot het correct uitvoeren van die vraag. Welke procedures worden gevolgd. Welke gereedschappen en materialen zijn daar voor nodig. Wat is het gedrag en de houding van de mensen die het uitvoeren en welke faalkosten ontstaan er onderweg om de gewenste dienst optimaal te leveren. Met eenvoudige systemen kan je dit snel zichtbaar maken. Daarna komt de vraag naar de bereidheid van de uitvoerenden om processtappen in een keer juist uit te voeren.
Training
Iedere medewerker traint zich in het denken in continue verbeteren. Het uitgangspunt is daarin steeds dat medewerkers faalkosten signaleren en zich afvragen wat zij daar in eigen begeer en budgettair neutraal aan kunnen doen. Naast het zichtbaar maken van processtappen en veel voorkomende fouten daarin, moeten mensen bereid zijn zich kwetsbaar op te stellen en feedback durven te geven aan collega’s waar ze verbeteringsmogelijkheden zien.
Programma
In een workshop committeren directie en management zich aan de uitgangspunten van continue verbeteren. Duidelijk zal zijn dat er behoefte is aan rood gedrag om doelen te stellen, geel gedrag om te overtuigen, groen gedrag om het werk consciëntieus uit te voeren en blauw gedrag om de afspraken te bewaken. Deze programma’s zijn succesvol als de wil er is om te verbeteren. De grootste faalfactor ontstaat wanneer de opvolging niet wordt gemonitord en gestuurd.
Managers, middenkader, early adopters doorlopen een programma van dagdelen waarin zij een methodiek leren om processen en kritische stappen daarin eenvoudig in kaart te brengen. Tevens leren zij hoe je herkenbaar verbeteringsvoorstellen kunt laten formuleren. Hoe je oorzaken van faalkosten in kaart kan brengen en tot welke oplossingen je kan komen. Dit programma is in sjablonen gemaakt, zodat het door deze groep verder in de organisatie kan worden geïmplementeerd. Wanneer de manier van denken door iedereen is gekend en geadopteerd kan het daarna in de reguliere team- en afdelingsoverleggen een vast onderwerp op de agenda zijn. Tussentijds worden deze sponsoren van het verbeterprogramma gecoacht in het implementeren van het programma in een aantal vaste contactmomenten.
Aandachtspunt in de training is dat verbeteringsvoorstellen in de eigen invloedssfeer moeten liggen, snel te realiseren zijn en kostenneutraal zijn. In deze uitrolfase krijgen de medewerkers een training in kwaliteitsbewustzijn, houding en gedrag, waarin zij zich trainen in het kwetsbaar opstellen en het geven en ontvangen van feedback. Dit zijn trainingen van 1 dag.
Succes
De basis van dit programma is door Verdoorn Bedrijfstrainers ontwikkeld en uitgevoerd in de jaren 80 en 90 bij veel industriële bedrijven en een aantal corporaties, zoals het tegenwoordige WonenBreburg en Domijn. Bij de meeste bedrijven is de focus daarna verschoven naar expansie en ontwikkeling. Nu is het programma weer uitermate actueel en ook geactualiseerd en door ontwikkeling verder geperfectioneerd.