Het kan soms lastig zijn om met bepaalde klachten om te gaan. Zeker op de werkvloer kunnen klachten in de vorm van feedback plaatsvinden, maar hoe kun je daarop inspelen? Hierbij speelt omdenken een grote rol. Maar wat is omdenken precies? En hoe kun je dit meenemen bij een volgende klacht? Zie kansen in een klacht!
Wat is omdenken?
Maar wat is omdenken precies? Wellicht heb je er al eens van gehoord, maar omdenken is een groot begrip waar soms nog wel eens onduidelijkheid over kan ontstaan. Eigenlijk begint omdenken altijd met een probleem. Het komt namelijk minder vaak voor dat je gaat omdenken in een leuke situatie. Hierbij bestaat een probleem dan uit twee dingen: eisen en verwachtingen. Je gaat bij jezelf na wat de eisen zijn en wat mensen van jouw verwachten. Omdenken zou je eigenlijk kunnen zien als het kijken naar de werkelijkheid zoals die is, waarbij je tegelijkertijd onderzoekt wat je daarmee zou kunnen.
Feedback gebruiken
Een klacht zou je ook kunnen zien als feedback. Vind de opdrachtgever jouw product idee niet goed? Meestal krijg je dan ook te horen wat er niet goed is en wat je dus eigenlijk moet verbeteren. Dit kan je zien als positieve feedback waarmee je kan gaan omdenken. Wat is er precies niet goed? Hoe zie ik dat in vergelijking tot de opdrachtgever? Een klacht is daarom tegelijkertijd een kans. Je krijgt de mogelijkheid om iets te verbeteren zodat het perfect wordt.
Voorkom frustratie
Zodra je een klacht ontvangt is het van belang om hier essentieel mee om te gaan. Om een klacht op te lossen is het belangrijk om op de juiste manier om te gaan met de gekregen feedback. Door controlevragen te stellen kun je de klacht op een duidelijke manier oplossen. Hiermee voorkom je tegelijkertijd een vorm van frustratie bij zowel jou als degene waarvan jij feedback hebt gekregen. Op deze manier werk je functioneel, kostenbesparend, en efficiënt.
Klachten oplossen
Vaak als je een klacht binnen krijgt is het de bedoeling om dit zo snel mogelijk op te lossen. Het is dan ook belangrijk om als bedrijf te streven naar optimale klantenservice waarbij klachten snel worden behandeld. Kan je bij elke klacht de standaard termijn van 5 dagen hanteren? Of moeten bepaalde klachten sneller worden verwerkt? Snelheid is niet alleen essentieel voor optimale klantenservice, maar ook voor het klantenbehoud.